Утро понедельника. Время для еженедельного собрания вашей гибридной команды. Кто-то собрался в конференц-зале в офисе, а кто-то присоединился удаленно. Камеры включены, микрофоны включены, светская беседа закончена. Кажется, все работает нормально, поскольку команда обсуждает некоторые предстоящие изменения сроков.
Позже вы решаете посмотреть запись, чтобы подтвердить новые даты. Однако, когда вы смотрите видео, вы замечаете вещи, которые не осознавали во время разговора. И это заставляет задуматься о плюсах и минусах виртуальных встреч, особенно о минусах.
В какой-то момент член команды, который присоединился, попытался заговорить, но его прервал кто-то в комнате, который не заметил, и разговор так и не вернулся к ней. Несколько раз люди в комнате говорили лицом друг к другу, отворачиваясь от микрофона, чтобы виртуальные участники не участвовали в обсуждении.
Теперь вы начинаете задумываться: действительно ли такие встречи — лучший вариант для гибридных команд?
Видеоконференции предназначены для того, чтобы сделать встречи более удобными и доступными для всех членов вашей команды. Но перенос собраний в онлайн не гарантирует, что они будут инклюзивными . Чтобы удовлетворить потребности своей команды, вам необходимо понимать плюсы и минусы виртуальных собраний, а также почему и как сделать их более инклюзивными.
Как виртуальные встречи могут ограничить участие
Хотя они решают множество проблем, связанных с удаленными и виртуальными рабочими сценариями, виртуальные собрания могут на самом деле затруднить участие некоторых членов команды .
Вот несколько проблем, которые могут помешать включению в вашу организацию:
- Предвзятость близости. Когда некоторые участники собрания собираются вместе в офисе, а другие присоединяются удаленно, присутствующим может быть легко взять на себя управление. А для тех, кто находится в комнате, обсуждение может продолжаться даже после окончания встречи и отключения вызова по видеоконференции.
- Ограничения часового пояса. Если ваша команда не находится в одном и том же географическом месте, разные рабочие часы или даже часы бодрствования могут затруднить присоединение людей к собраниям. Это также может означать снижение уровня энергии в зависимости от времени суток для удаленных участников.
- Технические проблемы. Ограничения в техническом оборудовании или скорости интернета могут помешать людям следить за виртуальной встречей. Низкокачественная потоковая передача или время, потраченное на устранение неполадок, выводят их из цикла.
- Различия личности. Интровертам, которые изо всех сил пытаются высказаться или быть услышанными, может быть еще сложнее, когда они присоединяются к собранию удаленно. Может быть сложнее подать сигнал о том, что им есть что сказать, или прервать ход встречи из удаленного места.
- Различия способностей. Отсутствие в одной комнате может поставить участников с разными способностями в невыгодное положение. Например, человек с нарушениями слуха может быть не в состоянии следить за ходом обсуждения, если он не может видеть всех сразу.
Устранение этих недостатков создаст лучший опыт для отдельных членов команды. Но выравнивание игрового поля также повысит эффективность вашей команды на совещаниях.
(Инклюзивные) встречи влияют на всю команду
Инклюзивность влияет на вашу рабочую среду и вашу производительность. По словам Анны Скумаловой, координатора по персоналу и талантам в Pilot, компании-разработчике программного обеспечения для удаленного расчета заработной платы, обеспечение инклюзивности онлайн-совещаний имеет решающее значение для целей компании.
«Как удаленная компания, собрания — это единственное время, когда мы встречаемся вместе на регулярной основе», — говорит Анна.
«Люди должны чувствовать себя включенными и участвовать в обсуждении, чтобы иметь возможность идентифицировать себя с миссией компании и поддерживать связь с командой».
Помимо установления связи с целями компании, инклюзивные онлайн-встречи имеют решающее значение для принятия правильных решений и удержания сотрудников. Без тщательного планирования и осознанного исполнения собрания часто проводятся самым громким или самым уверенным голосом в комнате.
Однако самый громкий голос не всегда самый информированный.
Приветствуя больше голосов и идей, вы улучшаете инновации и денежный поток. Когда вы исключаете людей во время совещаний, даже подсознательно, вы упускаете отличные идеи и даже можете потерять некоторых замечательных людей. Однако при правильном подходе виртуальные встречи могут укрепить команды и повысить производительность.
6 способов сделать виртуальные встречи инклюзивными
Виртуальные встречи никуда не денутся. Они экономичны, их легко планировать, и они обеспечивают широкое участие сотрудников. Воспользуйтесь этими преимуществами, сделав их инклюзивными и эффективными в своей организации.
Вот шесть советов по планированию и проведению инклюзивных виртуальных встреч.
1. Рассмотрите возможность асинхронных совещаний
Если вы не можете подключить всех одновременно для эффективной встречи, проведите встречу в автономном режиме. Асинхронное общение (через такие вещи, как чат-приложения, электронная почта и записанные сообщения) может передавать информацию и побуждать людей двигаться вперед в своей работе.
Джорджи Робертс, директор по работе с персоналом полностью удаленной компании Float, объясняет, почему они используют эту тактику:
«Мы работаем асинхронно, потому что это позволяет нам максимально эффективно использовать собственное время и планировать собственные рабочие дни».
«Мы тратим дополнительное время на такие вещи, как документация, запись видео, голосовые заметки и очень обдуманно относимся к нашему общению , чтобы уважать и наилучшим образом использовать свое время и время друг друга», — объясняет Джорджи.
2. Обучайте людей активно слушать
Помогите участникам собраний и руководителям способствовать инклюзивности, научив их слышать другие голоса. Обучение людей навыкам активного слушания и хорошего общения поможет им понять, когда и как побуждать других высказываться, независимо от того, находятся ли они в одной комнате или нет.
Когда люди могут отойти от обсуждения своих собственных проблем и превратить встречу в дискуссию , всем становится легче участвовать в ней.
3. Предоставьте записи или стенограммы
Возможность записи совещаний делает виртуальные возможности еще более гибкими.
Если вы не можете запланировать встречу, подходящую для всех, убедитесь, что те, кто не может прийти, имеют доступ ко всей информации. Немедленно опубликуйте записи или расшифровки собрания, чтобы члены команды в других местах могли наверстать упущенное и внести свой вклад в беседу по электронной почте или в сообщениях.
4. Предлагайте несколько способов внести свой вклад
Принимайте комментарии и вопросы через функцию чата на вашей платформе для видеоконференций. Или попросите вопросы и проблемы, которые будут представлены до встречи. Это позволяет людям, которые могут быть более нерешительными, высказаться в большой группе или прервать ход встречи, чтобы решить свои проблемы.
Предоставление людям доступа к большему количеству каналов связи также облегчит людям обмен мнениями , отличными от текущих дискуссий. А выслушивание всех сторон поможет вам лучше понять позицию людей по темам или решениям.
«Как удаленная компания с людьми в разных часовых поясах, мы должны убедиться, что каждый может присоединиться к нашей еженедельной общекорпоративной встрече», — объясняет Анна Скумалова из Pilot.
« Мы не заставляем людей включать камеры. Мы предлагаем всем возможность задать вопросы, написав их в комментариях, добавив их на наш слайд вопросов и ответов или просто задав их вслух во время наших общих собраний. Мы также записываем наши встречи, поэтому, если кто-то не может присоединиться в этот день, он может посмотреть запись позже и ничего не пропустить. Мы также используем другие форматы обсуждения, такие как Threads или Slack, если люди предпочитают обсуждать что-то в письменной форме».
5. Включите скрытые субтитры
На некоторых платформах есть функция автоматических субтитров. Он доступен не во всех службах и не всегда точен на 100%, но может быть очень полезен людям с нарушениями слуха, носителями языка или тем, кто работает в более шумной удаленной среде.
Узнайте, поддерживает ли ваша платформа скрытые субтитры и каким образом, и сделайте эту функцию доступной для групповых собраний.
6. Читать комнату
Как и при личных встречах, на виртуальных встречах важно «читать комнату». Как правило, язык тела и вопросы дадут вам понять, что люди чувствуют или что их беспокоит. Их сложнее оценить, когда некоторые или все члены вашей команды находятся в сети.
Регулярно проверяйте наличие проблем или вопросов. Следите за поднимаемыми проблемами в чате. Или проведите опросы и опросы во время встречи, чтобы быстро прощупать пульс.
Активный поиск мыслей людей поможет им чувствовать себя более комфортно, делясь ими. Это также гарантирует, что у вас есть вся информация, необходимая для принятия правильных решений.
Инклюзивность — это непрерывный процесс
Несмотря на то, что приведенные выше советы содержат некоторые хорошие основные правила для инклюзивных встреч, вам все равно нужно отметить, что работает для вашей команды, и быть готовым к корректировке по мере необходимости.
Джорджи Робертс объясняет ценность обратной связи и адаптации в Float: «Мы ежеквартально проводим асинхронные встречи всей команды, и формат менялся трижды, потому что мы продолжаем экспериментировать и находим новые способы сделать его более инклюзивным и увлекательным».
По словам Джорджи, проведение экспериментов означает, что вы также вносите улучшения. «Мы многому научились благодаря экспериментам и ищем пути развития нашей деятельности и того, как мы работаем вместе каждый день. Это означает, что у нас есть культура быть открытыми для того, чтобы быть неправыми, и мы не беспокоимся о том, чтобы быть правыми . Вместо этого мы много слушаем и стараемся стать лучше».
Чтобы убедиться, что вы проводите инклюзивные онлайн-встречи, ищите отзывы о том, как проходят встречи, и отвечайте на них. Если вы обнаружите, что люди чувствуют себя исключенными или не могут присоединиться, как предполагалось, проведите мозговой штурм, чтобы адаптировать ваш текущий формат.
Обеспечение того, чтобы все могли участвовать, показывает сотрудникам, что вы их цените. Это также гарантирует, что у вас будет лучшая информация для достижения целей вашей компании в будущем.
Добавить комментарий