Мы задали 37 экспертам по продуктивности простой вопрос: можно ли обучить продуктивности сотрудников? 36 сказал да. Но как именно научить людей продуктивности?
Поскольку в наши дни, похоже, все говорят о продуктивности на рабочем месте, мы хотели выяснить, как специалисты в этой области считают, что ее можно обучить. Однако концепция тренировок продуктивности не нова . Компании всегда искали способы поддерживать продуктивность на рабочем месте с помощью множества различных средств, таких как создание команды и развлекательные мероприятия. И какое-то время это работало. Сотрудники чувствовали себя счастливее на работе. В результате повысилась эффективность рабочего места.
Но в середине 1990-х произошло нечто грандиозное, изменившее способ работы людей. Всемирная паутина – также известная как Интернет.
В 2018 году исследование показало, что 55% людей никогда не выключают свои телефоны. В то же время люди, как правило, проверяют свои телефоны каждые 12 минут в часы бодрствования. Итак, в эпоху полного отвлечения внимания, когда наше внимание постоянно засыпают звуками уведомлений и освещенными экранами блокировки, способы повышения производительности на рабочем месте становятся менее очевидными. И наши списки дел превращаются в списки тех, кому все равно.
Но, по мнению экспертов, обучение сотрудников продуктивности на работе может это изменить. Если вы ищете советы о том, как повысить продуктивность и тренировать ее на работе, вы обратились по адресу. Вот ваша формула продуктивности сотрудников из 15 советов.
Совет №1: Тренинг продуктивности начинается с создания новых привычек
Возможно, вы приобрели нужные инструменты, которые нужны сотруднику для повседневного использования. Но чтобы обучать сотрудников продуктивности, нужно начинать снизу – как и в случае с любым другим видом обучения на работе. Так что не ждите, пока волшебным образом появится мотивация. Создайте привычки.
Фадеке Адегбуи (Fadeke Adegbuyi) – менеджер по маркетингу в Doist, компании, которая создала приложения для повышения производительности, которые помогают людям и предприятиям работать более эффективно. Она считает, что самый первый шаг к обучению продуктивности на работе – это действие:
«Если бы мы дождались мотивации для нанесения удара, прежде чем действовать, большинство из нас ничего бы не сделало. Вместо этого важно создавать повседневные привычки и культивировать условия, которые помогут вам делать больше. Имейте регулярный распорядок дня, который дает место для глубокой работы и сосредоточения “.
Для этого она предлагает два простых способа повысить продуктивность вашей команды :
- Попробуйте метод повышения продуктивности: используйте методы обучения, чтобы максимизировать продуктивность сотрудников, например «Как все сделано», «Матрица Эйзенхауэра» или «Помидор», чтобы сформировать привычки в отношении подходов компании к работе.
- Поэкспериментируйте с классическим условием: слушайте один и тот же музыкальный плейлист, начинайте работать с одним и тем же напитком или всегда пишите в определенном месте. Имейте сигнал, который позволяет вашему разуму понять, что «пора работать».
Совет № 2: Создайте систему продуктивности с нуля
Чтобы полностью повысить вашу продуктивность, вам необходимо разработать систему продуктивности, которую должна будет использовать вся компания.
Неважно, что это такое. Это может быть электронная таблица, отчет о KPI производительности, чат-бот для сотрудников, самооценка, в которой сотрудники должны записывать свои наиболее продуктивные часы, или приложение, как предлагает Фадеке Адегбуи из Doist :
Какие бы средства или стратегии для повышения производительности труда вы ни использовали, одно можно сказать наверняка: они должны быть вашими. Говоря о которых…
Совет № 3: Создайте индивидуальную программу повышения продуктивности
В эту цифровую эпоху нас постоянно засыпают жирными заголовками о советах по повышению производительности труда , которые доказали свою эффективность. Четырехдневные рабочие недели Microsoft, среда Asana без встреч (подробнее об этом здесь) и так далее.
Но дело в том, что не существует единого секретного рецепта повышения продуктивности на работе. Советы? Методы? Да. Но все должно быть адаптировано к вашим потребностям.
Доктор Мелисса Гратиас – коуч по продуктивности, автор и спикер, которая помогает людям быть более эффективными на работе. Она считает, что продуктивность – это набор навыков, а не черта личности . Это означает, что его можно и нужно включать в любой график тренировок, призванный помочь людям расти и развиваться.
Но у каждой компании разные потребности, и к каждому сотруднику нужен свой подход. Таким образом, компаниям необходимо найти время и разработать собственную систему продуктивности, которую в некоторых случаях необходимо будет персонализировать:
«Избегайте принуждения всей рабочей силы к использованию единого метода управления временем и задачами. Типичный подход к программам повышения производительности для компаний состоит в том, чтобы выбрать одного планировщика или одну методологию и обучить всех тому, как ее использовать … Опросите своих наиболее продуктивных сотрудников. Вовлекайте их в процесс обучения и наставничества других о том, как быть эффективными в вашей организации ».
Совет № 4: производительность труда и сила ручки и бумаги
Вы не можете ожидать, что кто-то станет экспертом по инструментам повышения производительности, не попросив его сначала отточить свои навыки продуктивности. К счастью, есть простой способ повысить продуктивность вашего персонала. И для этого требуется блокнот и ручка.
Стив Роббинс, создатель групп Get-It-Done, эксперт по продуктивности и автор книги «9 шагов парня к работе, чтобы работать меньше и делать больше», говорит, что все эксперты по продуктивности, которых он знает (включая его самого), просто используют ручку и бумагу. :
«Дисциплина письменного списка заставляет вас пересматривать все, что есть в вашем списке. При копировании на новый лист вы должны решить, достаточно ли важна задача для копирования. Эта дисциплина связывает ваши задачи с вашими приоритетами ».
Но с ручкой и бумагой ваши сотрудники постепенно знакомятся с идеей продуктивности на работе . Они постепенно начнут использовать возможности списков дел и станут свидетелями того, насколько лист бумаги может помочь им оставаться продуктивными.
Совет № 5: Знайте, как тратится время
Ручка и бумага – отличный способ начать программу обучения сотрудников продуктивности. Но тогда вам нужно проверить, действительно ли это работает. И совет номер один для тех, кто задается вопросом, как повысить производительность труда сотрудников на рабочем месте, – это знать, на что тратится время.
По словам Джона Холла , основателя Calendar и участника Forbes, осознание того, как сотрудники проводят свое время, – это корректировка номер один, которую компании должны вносить для повышения производительности труда:
Но не только Холл говорит о важности учета рабочего времени. Поддерживает и Ольга Михопаркина, директор по маркетингу компании «Чанты»:
«Учет времени – это то, что я всегда всем рекомендую. Это позволяет вам найти свои слабые места, чтобы вы знали, на что уходит большая часть вашего рабочего времени и как использовать это время более продуктивно ».
Простой способ повысить эффективность сотрудников на рабочем месте, а также отслеживать, как ваша команда проводит свое время на работе, – это внедрить инструменты повышения производительности.
Совет № 6. Обучите свою команду инструментам повышения производительности
Самый эффективный способ узнать, какое приложение или инструмент для повышения продуктивности подходит вам, – это провести исследование рынка , посмотреть, какие из них лучше всего соответствуют вашим потребностям, и начать тестирование.
Итак, после того, как вы сами изучили свой новый инструмент, пора начинать обучение производительности.
Создавайте группы и начинайте обучать членов вашей команды тому, как использовать предлагаемый вами инструмент. Найдите своих самых продуктивных сотрудников и превратите их в инструкторов , которые будут обучать и других сотрудников. В конце концов, обучение – это обмен.
Совет № 7. Изучите несколько методов обучения продуктивности.
Джошуа Зеркель, глава глобального сообщества Asana , уверен, что продуктивность – это навык, и, как и любой другой навык, ему можно научиться . И с помощью множества разных методов:
Совет № 8: Начните свой день с работы
Алексис Хазелбергер , коуч по тайм-менеджменту и продуктивности из Сан-Франциско, дает простой совет как для компаний, которые хотят повысить продуктивность сотрудников, так и для людей, которые хотят работать лучше: начните день со своих главных приоритетов.
Совет № 9: не полагайтесь полностью на свой мозг
У Хазельбергера есть еще одна интересная теория: многозадачность – это миф . И наука, кажется, с ней согласна. Согласно исследованию Стэнфордского университета 2008 года, многозадачность не только снижает продуктивность работников; это также повреждает человеческий мозг.
Итак, позвольте вашей команде сосредоточиться на одной задаче за раз и мотивировать ее выполнять ее как можно лучше. В конце концов, повышение продуктивности сотрудников на работе начинается с того, чтобы делать их счастливыми. Но, с другой стороны, если держать все (задачи, процессы, хронометраж и т. Д.) В голове, обычно это приводит к стрессу и тревоге.
Попросите свою команду использовать единую надежную систему для всех задач (будь то приложение, электронная таблица или физический планировщик). Выкинь это из головы, чтобы расставить приоритеты. И помните, что нет ничего слишком маленького, чтобы войти в систему.
И, как добавляет Хазельбергер: «Чем больше вы можете переложить то, что вам нужно делать, из своего мозга в систему, к которой вы можете получить доступ, тем больше у вас будет возможностей сосредоточиться на текущей задаче и тем более продуктивно вы». буду.”
Совет № 10: улучшите межкомандное общение
У Джошуа Зеркеля есть несколько довольно интересных подходов к тому, как повысить продуктивность и производительность сотрудников на работе.
В прошлом году Asana выпустила свой индекс анатомии работы, чтобы получить полное представление о том, как сотрудники проводят время, и изучить, как организации могут более эффективно управлять индивидуальными и командными процессами. Результаты показали, что средний работник умственного труда:
- Использует 10 разных приложений для выполнения задач каждый день
- Тратит более 4 часов в неделю на работу, которую они или кто-то другой уже сделали
Основываясь на этих выводах, Джошуа предполагает, что для повышения производительности персонала бизнесу необходимо упростить набор приложений, которые использует команда, избегать отвлекающих факторов и обеспечить ясность для каждого проекта и задачи (и кто что делает и когда). Устранение этих проблем может вернуть каждому члену команды часы, потраченные впустую каждую неделю, и в целом повысить продуктивность работы.
А здоровое общение, по словам Мюррея Сьюарда , генерального директора Outback Team Building & Training, является огромным фактором, влияющим на продуктивность сотрудников: «Чтобы гарантировать, что все имеют одну и ту же конечную цель, необходимо согласовать ценности команды, поскольку наличие надлежащей культуры может быть абсолютным ключом к решению проблем производительности вашей команды ».
Совет № 11. Сократите количество встреч
Знаете ли вы, что почти две трети встреч сотрудников не нужны?
Встречи становятся огромной проблемой на рабочем месте. По умолчанию их целью всегда было повышение эффективности бизнеса и, как следствие, повышение производительности труда. Однако постепенно они становятся одним из основных факторов, влияющих на производительность труда сотрудников. И не в хорошем смысле.
Именно поэтому Asana внедрила «Среды без встреч»: день, когда все сотрудники компании сосредоточены на работе. Но как объясняет Джошуа Зеркель из Asana:
Гарги Раджан , руководитель отдела кадров Mercer | Меттл говорит, что продуктивность можно научить внедрять как часть образа жизни людей. Предприятиям необходимо создать среду, в которой человек может решить, принесет ли им участие в собрании какую-либо пользу. Если они предполагают, что не вносят прямого вклада, они могут вежливо отклонить приглашение.
А если встречи неизбежны, все, что вам нужно сделать, это сделать их умнее и продуктивнее, работая заранее. Отправляйте повестку дня заранее , отслеживайте заметки и действия и не забывайте делать их как можно короче.
Совет № 12: не отвлекайтесь
Достаточно одного крошечного отвлечения, и весь ад может вырваться наружу. Ходят слухи, что когда нас прерывают, на восстановление концентрации уходит 23 минуты. Итак, каждые 10 раз, когда одного из членов вашей команды прерывают, он тратит 230 минут (примерно 4 часа), пытаясь прийти в норму.
Чтобы бороться с этим, попросите свою команду отключить уведомление при выполнении глубокой работы, требующей большого внимания. Включите службы чата, дайте им наушники, если офис слишком загружен, и следите за тем, какие другие отвлекающие факторы возникают регулярно.
А если вы не можете их заметить, Лия де Соуза, тренер по лидерству и владелица двух компаний по управлению талантами, предлагает вам позволить своим сотрудникам сказать «нет» некоторым отвлекающим факторам. «Он требует, чтобы сотрудники были предельно честными и не подвергались наказанию за их честность», – заключает она.
Совет № 13: работайте удаленно
Удаленная работа давно ассоциируется с высокой производительностью сотрудников . И это имеет смысл. Удаленные сотрудники приступают к работе в своем собственном темпе и не выходя из дома.
В прошлом году мы провели опрос по статистике удаленной работы . Согласно нашим данным, 90% удаленных сотрудников чувствуют себя более продуктивными, работая из дома , в то время как еще 60% хотели бы, чтобы их работа была меньше, если бы им приходилось ходить в офис каждый день.
Фадеке Адегбуи из Doist, полностью удаленной компании, стоящей за ведущими приложениями для повышения производительности, ToDoist и Twist, также говорит, что удаленные сотрудники часто более продуктивны, чем их коллеги, работающие в офисе. Итак, если вы ищете способы повысить эффективность на рабочем месте, просто откажитесь от идеи обычного рабочего места:
Совет № 14: Пишите с умом
Сотрудники тратят много времени на то, чтобы писать и печатать на своих компьютерах. Но все мы должны делать это правильно. Stever Robbins , «Get-It-Done Guy», предлагает компаниям сначала обучить своих сотрудников слепому набору и скорочтению. В то же время Сиара Хаутау , ведущий стратег по цифровому маркетингу в Fueled, которая обучает свою команду продуктивности, высоко оценивает важность сочетаний клавиш . «Это честно сократило количество минут (до потенциально часов) из моих дней. Я считаю, что это должно быть основной частью всего обучения компании », – продолжает она.
Но зачем останавливаться на достигнутом?
Согласно отчету Radicati Group, ежедневно отправляется и принимается 124,5 миллиарда деловых писем. По данным Adobe, люди тратят 5 часов в день на проверку своей электронной почты.
Если вы хотите сократить время, которое ваши сотрудники тратят на электронную рассылку, эксперт по продуктивности Алексис Хазельбергер поделится тремя простыми советами:
- Используйте шаблоны писем для общих ответов; не переписывайте одно и то же снова и снова.
- Создавайте контрольные списки для любого многоэтапного процесса; это помогает с точностью и последовательностью.
- Начните день со своих приоритетов. Прежде чем проверять электронную почту, потратьте час на самую важную задачу дня. Неважно, напишете ли вы кому-нибудь в 8:30 или в 9:30. Но этот час, потраченный на собственные приоритеты, бесценен.
И, как предлагает Айе Моа , эксперт по продуктивности, соучредитель и главный исполнительный директор Boomerang, вам нужно держать свой почтовый ящик в чистоте:
Совет № 15. Делайте еженедельные обзоры
Вы знаете те недели, когда чувствуете такую усталость, но при этом понимаете, что половина ваших задач остается прерванной?
К сожалению, сочетание занятости с производительностью встречается гораздо чаще, чем вы думаете, и Фадеке Адегбуи из Doist говорит: «Без размышлений мы можем не осознавать, что вращаемся на месте, а не стремимся вперед».
Решением проблемы будет еженедельный обзор, чтобы и вы, и члены вашей команды могли получить полное представление о том, чего они действительно достигли на работе. Что вы делали на этой неделе и что планировали сделать? Что неожиданно произошло, что снизило вашу продуктивность?
После нескольких подобных обзоров у вас будет четкое представление о том, что зря тратит ваше время и сдерживает вашу продуктивность на рабочем месте . В конце концов, вы сможете решить эту проблему, пометить ее как отвлекающую и избежать. И когда вы это сделаете, все, что вам останется, – это отпраздновать свой успех.
Майк Макдональд , бизнес-тренер, говорит, что менеджеры должны отмечать то, что они хотят дублировать:
Вывод: да, продуктивность на работе – это вопрос тренировки.
Эксперты сходятся во мнении: продуктивность – это не черта личности, а навык, который можно тренировать , а обучение напрямую влияет на продуктивность. Вопрос в том, действительно ли вы готовы к этому.
Этот урок может научить нас не тому, как повысить продуктивность на рабочем месте, а тому, как сформировать полное мышление продуктивности на работе – да, в том числе и вас самих. Если это по-прежнему слишком много для вас, все, что вам нужно сделать, это собрать своих сотрудников и сообщить им, что вам нужно повысить общую производительность. Вдохновите их стать более продуктивными и начните с предложения изменений и вовлечения вашей команды в весь процесс обучения продуктивности; не отдавая приказы.
В конце концов, обучение – это улица с двусторонним движением. И как бы банально это ни звучало, Бенджамин Франклин однажды сказал: «Скажи мне, и я забуду, научи меня, и я смогу вспомнить, вовлекай меня, и я учусь».
Добавить комментарий