Стив Роббинс более 20 лет проработал советником и консультантом для лидеров и предпринимателей, обучая их тому, как реализовать свой истинный потенциал как в работе, так и в личной жизни. Он является экспертом по продуктивности и создателем подотчетных групп Get-it-Done Groups, а также автором книги «9 шагов, чтобы работать меньше и делать больше». Стив встретился с Аной Касик из TalentLMS, чтобы объяснить, как продуктивность и управление задачами играют важную роль в достижении целей и почему технические инструменты могут оказаться не такими полезными, как мы предполагали.
Производительность на рабочем месте: можно ли обучить?
Ана: Можно ли тренировать продуктивность и как бы вы суммировали свои советы менеджерам и отделам кадров о том, как обучать их сотрудников?
Стивен: Ну, во-первых, «можно ли тренировать продуктивность?» это действительно интересный вопрос, потому что отчасти вы должны спросить, что такое продуктивность в первую очередь?
Продуктивность – это действительно получение желаемого результата с минимальными усилиями, минимальной суммой денег или минимумом каких бы то ни было вложений для этого. Так ты можешь это тренировать? Есть вещи, которые можно тренировать, а есть вещи, которые нельзя. Я начну с того, что вы не можете сделать, чтобы мы могли убрать их с дороги.
Когда дело доходит до продуктивной работы в качестве отдельного работника, особенно в организации, состоящей из нескольких человек, существует множество ограничений, которые ограничивают объем работы, которую вы можете выполнить. Некоторые из этих вещей находятся под вашим контролем, некоторые – нет. Итак, все, что не находится под вашим контролем, на самом деле нет никакой подготовки, которую вы можете сделать как человек, чтобы быть продуктивным в этих областях.
Организационная продуктивность – это то, как работа распределяется между людьми, а не как работа внутри одного человека и его работы. А с производительностью организации, на мой взгляд, это работа менеджеров. Вот на что менеджеры должны тратить свое время: на понимание связей и их оптимизацию.
Относитесь к производительности как к командному виду спорта
Стивен: Если вашей продуктивности мешают другие люди, которые тормозят и откладывают, вы всегда можете просто предложить им свою помощь. И нет, вам не будут платить за это дополнительно, и нет, это не отразится на вашем названии должности, но то, что он будет делать, – это заставить все двигаться, чтобы вы могли выполнять свою работу намного лучше. И я буду отслеживать это и поднимать это на ваш обзор.
Но, по сути, организационная продуктивность – непростая задача, и единственный способ сделать ее быстрее и лучше – это либо на мета-уровне, когда вы являетесь менеджером, и вы увеличиваете связи между людьми, либо, осознавая, что вы застряли в ожидании кто-то другой и на самом деле предлагает помочь этому кому-то в чем-то. А если они скажут «нет», у тебя нет выбора. Вы можете работать так же продуктивно, как и они.
«Организационная продуктивность означает, что самое медленное звено определяет скорость всей системы».
Итак, кто бы это ни тянул больше всего, они собираются утащить за собой всех остальных.
Практические методы повышения производительности
Ана: Не могли бы вы также дать нам несколько идей о тренировке индивидуальной продуктивности?
Стивен: Конечно. Одна из тех, о которых я говорю, – это использование ручки и бумаги, особенно для меня, для списков дел. Интересно, что вести списки дел на компьютере очень, очень просто и удобно. А это, как оказалось, плохо. Потому что, когда это слишком просто и слишком удобно, вы недостаточно думаете о списке дел, и вам не обязательно прокручивать вниз и просматривать все дела, которые находятся ниже сгиба.
Однако, если вы на самом деле составляете список дел карандашом и бумагой, вам придется несколько раз мысленно просмотреть список, и вы узнаете, как он выглядит.
Когда вы вручную просматриваете свой список дел, это действительно очень важный момент. Потому что в тот момент, когда вы это делаете, вы должны решить, достаточно ли важен каждый незавершенный элемент для повторного копирования в новый список, если вы создаете новый список, или для копирования в существующий список, если вы просто поддерживаете один список, как и я.
И вот в чем дело: если ответ отрицательный, если вы видите, что смотрите на предмет и думаете: «Ух, я просто не хочу копировать это, это так много работы», ну угадайте, что? Если это слишком много работы, чтобы скопировать ее в конец вашего списка, вероятно, это слишком много работы. Почему это вообще в вашем списке?
«Использование бумажного списка дел заставляет вас принимать решения о том, как вы проводите свое время».
И я считаю, что это гораздо более ценно, чем удобство, предлагаемое электронным списком. Дело в том, что удобство настолько удобно, что, как это ни парадоксально, оно позволяет мне игнорировать свой список дел, что прямо противоположно тому, что я хочу, чтобы список дел делал. Я не хочу, чтобы это было чем-то, что я могу легко игнорировать, я хочу, чтобы это было чем-то, чем я должен заниматься.
А вот еще кое-что, и это для меня главный совет по продуктивности […] – вы хотите помнить, почему вы делаете то, что делаете. Итак, если у вас есть дела в списке дел, вы должны спросить себя, почему. Почему это вообще в моем списке дел? И если вы сидите и работаете над этим, вы должны спросить себя: достаточно ли важно то, что он пытается сделать, для этого?
Стоит ли заниматься тем или иным действием, зависит от того, для чего вы это делаете, почему вы это делаете в первую очередь и как это «почему» сочетается с другими вариантами использования вашего время. Часто, особенно если вы работаете не по найму, очень легко увязнуть в вещах, которые по большому счету не так важны.
В своей работе или в работе кого-либо еще, если вы тренируете своих сотрудников, чтобы они были более продуктивными, это одна из вещей, которую нужно делать (и если вы менеджер, ваши сотрудники должны знать, каковы их цели и почему их цели важны), а затем научите своих сотрудников просто проверять несколько раз в течение дня и говорить: «Важно ли то, как я использую свое время? Действительно ли я делаю что-то, связанное с важной целью, которая у меня есть, или я просто делаю то, что мне более интересно в данный момент, или занимаюсь? »
И, честно говоря, я даже не думаю, что вам нужно говорить людям: «Делайте то, что является наиболее ценным использованием вашего времени», потому что они либо будут, либо нет. Однако, вспомнив об этом, чтобы они поняли, когда зря тратят время, я обнаружил, что это очень мощно. Потому что тогда они могут сознательно тратить время, если захотят. Но если они не хотят, им не нужно сознательно тратить время. Они могут переключиться на что-то действительно более важное.
Ана: Какие инструменты для повышения производительности вам нравятся больше, чем ручка и бумага?
Стивен: Интересно, что один из них – таймер для яиц.
«Существует очень мощная техника, называемая таймбоксингом, когда вы даете себе ограниченное количество времени для работы над разными предметами».
Я объединил их в комбинацию, которую я называю «ускорение сроков выполнения ваших задач». Это особенно хорошо работает, если вы откладываете на потом, но он работает на все. Если у вас есть три задачи, которые вам нужно выполнить (а в идеале от трех до пяти, не более пяти), запишите их на листе бумаги, возьмите таймер для яиц (или что-то внешнее по отношению к вам) и установите его. через пять минут. А затем в течение пяти минут приступайте к работе над первым заданием. Когда таймер яиц сработает, перейдите ко второму заданию и сбросьте таймер яиц. Когда он погаснет в следующий раз и т. Д. Итак, вы циклически перебираете через пятиминутные приращения.
Когда вы все сделаете, сделайте пятиминутный перерыв, на этот раз установите его на десять минут. И просто пройдите и поработайте над этими пунктами по частям. С одной стороны, кажется, что это не должно быть более эффективным, чем просто последовательная работа над ними, но я обнаружил для себя, и для многих людей, как ни странно, вы развиваете своего рода действительно интенсивный импульс сосредоточения, который может поддерживать вас в будущем. часов, выполняя действительно сконцентрированную работу. Когда таймер срабатывает, вы обычно говорите: «Подождите, подождите, подождите! Мне нужно дойти до предела! » Но не делай этого.
Вместо этого остановитесь посреди того, что вы делаете, и переходите к следующему заданию, и что произойдет, когда вы вернетесь к этой задаче позже, в вашем мозгу возникнет ощущение незавершенности, и поскольку вы не закончили, ваш мозг вроде of держит его готовым, чтобы просто вернуться в него. Это очень мощная техника, и именно таймер для яиц заставляет ее работать.
Технические инструменты: решение или проблема?
Ана: Есть ли что-то в нетехнических инструментах, что делает их привлекательными? Потому что и ручка, и бумага, и таймер для яиц не являются техническими инструментами повышения производительности.
Стивен: Верно. Да, мне не нравятся технические инструменты, и причина, по которой они мне не нравятся, заключается в том, что наши компьютеры позволяют нам делать слишком много вещей. Итак, когда вы полагаетесь на компьютер или смартфон как на инструмент повышения производительности, то крохотное дело, в котором вы продуктивны, может сделать вас очень продуктивным.
Но проблема в том, что у него также есть веб-браузер, электронная почта и уведомления. Итак, раньше я тратил пятнадцать минут на написание сообщения и его форматирование. Теперь я могу написать то же сообщение и отформатировать его за полторы минуты, но потом меня отвлекают уведомления, электронная почта и т. Д. И т. Д., И я трачу сорок пять минут на то, чтобы что-то делать. это совершенно не имеет отношения к тому, что я пытаюсь сделать […]
Тем не менее, я все еще провожу весь день за компьютером. И все это время я осознаю, как часто меня срывают, задерживают и отвлекают мое внимание. Итак, если вы собираетесь использовать технические инструменты, например, если вам нужно писать, получите одно из приложений, например iA writer, которое является полноэкранным приложением, и оно дает мне очень минимальный интерфейс, когда я пишу. . Я больше ничего не вижу на своем экране. Я могу полностью погрузиться в писательство.
Если вы используете приложения и, скажем, вы работаете над конкретным проектом и у вас должно быть открыто три веб-сайта, откройте отдельное окно браузера и просто создайте три вкладки для этих трех веб-сайтов, чтобы все, что вы сейчас смотрите на экране просто будет связано с этой единственной задачей, которая у вас есть, а затем развернуть окно браузера до максимума, чтобы ничто не могло отвлечь ваше внимание, кроме вещей, которые точно связаны с тем, что вы делаете в данный момент.
Это не идеально. По-прежнему очень легко снова свернуть окно или перейти на другой рабочий стол. Однако это поможет вам сосредоточиться. И любой инструмент, который вы можете получить, который поможет вам сосредоточиться на ноутбуке, настольном компьютере или телефоне, очень ценен.
Ана: Есть ли еще что-нибудь, о чем вы еще не упомянули?
Стивен: Знаешь, найди способы развлечься, потому что, если что-то веселое, ты добьешься большего, чем если бы это было не так.
Добавить комментарий