Шаблон анализа пробелов в навыках: как определить и покрыть потребности в обучении

Кто не хочет работать с квалифицированными сотрудниками? Как только начинается процесс приема на работу, рекрутеры и менеджеры по найму ищут наиболее квалифицированных кандидатов и, в конечном итоге, предлагают работу тому, кто лучше всего подходит для этой должности.

Но бизнесу нужно измениться. И навыки устаревают. Роли развиваются. И люди, которые их держат, тоже должны не отставать. Именно тогда вам следует провести анализ пробелов в навыках.

Что такое анализ пробелов в навыках?

Анализ пробелов в навыках помогает определить потребности в обучении – для отдельных лиц, команд и вашей организации в целом. Он показывает, где сейчас находятся ваши сотрудники с точки зрения навыков и знаний, и где вы хотели бы, чтобы они были в будущем. С помощью анализа пробелов в навыках вы можете выявить пробелы в своих командах, организовать планы обучения и установить цели развития карьеры.

Это также полезный инструмент оценки после обучения . Когда вы знаете, что у сотрудника отсутствует X-навык, вы можете обучить его этому навыку, а затем сравнить, насколько он развился и насколько. Если вы заметите значительное улучшение, вы можете быть уверены, что ваше обучение прошло успешно. В противном случае вы можете попробовать другой метод тренировки.

Преимущества проведения анализа пробелов в навыках

Когда вы анализируете пробелы в навыках среди ваших сотрудников, вы получаете полезную информацию о сильных и слабых сторонах ваших команд. Но для того, чтобы иметь смысл, анализ пробелов в навыках должен быть регулярным процессом. Вот как это может вам помочь:

• Определите и исправьте потребности в обучении: нужно ли большинству ваших дизайнеров проходить обучение по определенному инструменту или лишь некоторым из них может понадобиться помощь? Вашим продавцам необходимо заключать больше сделок, но какой именно набор навыков им следует развивать? Это та информация, которую вам даст анализ пробелов в навыках.
• Стратегическое использование бюджета на обучение: вместо того, чтобы тратить деньги на общие программы обучения, вы можете предложить индивидуальные траектории обучения, основанные на сильных и слабых сторонах каждого сотрудника и каждой команды.
• Развивайте и удерживайте своих сотрудников: сотрудники хотят развивать свои навыки и видеть, как их карьера растет. Итак, проанализировав их навыки и пробелы, вы сможете разработать индивидуальные программы обучения, которые будут поддерживать их интерес.
• Создавайте сильные команды для будущих потребностей вашего бизнеса: анализ пробелов в обучении также играет большую роль в ваших стратегических решениях. Вы можете подготовить свою рабочую силу, активно развивая навыки, которые не обязательно нужны сейчас, но будут необходимы в будущем.
• Спланируйте свою стратегию найма: определив навыки, которых не хватает вашим нынешним сотрудникам, вы можете искать кандидатов, которые уже владеют этими навыками. Таким образом вы создадите полностью оборудованные команды с широким набором навыков.

Кто проводит анализ недостатков навыков?

Теперь, когда вы прочитали определение анализа пробелов в навыках и увидели его преимущества для вашего бизнеса, естественно, вы можете задаться вопросом: «Кто несет ответственность за его проведение?» Это зависит от того, какие навыки вы хотите измерить, и какие группы сотрудников вы хотите оценивать.

Если вы хотите оценить индивидуальную производительность, менеджеры несут ответственность за выявление пробелов в навыках. Что касается навыков на уровне команды, то анализ пробелов в навыках обычно проводят руководители отделов. И, наконец, если вы хотите измерить навыки в организации, HR будет играть большую роль.

Давайте посмотрим на несколько примеров:

• В конце года менеджер отдела продаж проводит встречи 1: 1 с каждым продавцом, чтобы обсудить их работу, выявить пробелы в навыках и установить цели роста на следующий год.
• Компания хочет повысить уровень удовлетворенности клиентов, поэтому руководители групп продаж, маркетинга и поддержки проводят тщательный анализ недостатков навыков, чтобы определить области, в которых их команды нуждаются в улучшении.
• HR хочет предложить руководителям команд обучение менеджменту, поэтому проведите анализ, чтобы увидеть, как они в настоящее время работают, когда дело доходит до управления командой, коучинга, разрешения конфликтов и т. Д.

В любом случае HR поможет организовать анализ пробелов в навыках – будь то разовое мероприятие или регулярный процесс. Важно наличие надлежащей документации и последовательной оценки. Вот здесь и пригодится анализ пробелов в навыках.

Зачем и как использовать шаблон анализа пробелов в навыках

Проведение анализа пробелов в навыках может показаться трудоемкой задачей. И будет, если вы не стандартизируете процесс. Шаблон анализа пробелов в навыках поможет вам:

• Экономьте время , ведь вам не нужно каждый раз начинать с нуля
• Собирайте согласованную информацию , так как вы используете одни и те же критерии для всех сотрудников
• Определите свои следующие шаги , так как у вас есть осязаемые и сопоставимые данные, чтобы начать работу

Давайте посмотрим, как вы можете шаг за шагом создать и использовать электронную таблицу для анализа пробелов в навыках:

1. Составьте список навыков, которые вы хотите измерить.

Во-первых, вы хотите договориться о навыках, которые вам следует измерить. Это относится к цели вашего анализа пробелов в навыках. Вы хотите оценить общую производительность всей команды или отдела? Или вы хотите узнать, как ваши сотрудники работают в определенной области, такой как сотрудничество или лидерство?

Убедитесь, что навыки соответствуют текущей работе сотрудников и будущим карьерным планам . Возможно, нет смысла оценивать лидерских качеств младших сотрудников, но вы можете захотеть увидеть, хорошо ли более опытные сотрудники проявляют инициативу, чтобы решить, есть ли у них потенциал стать руководителями групп. В большинстве случаев руководители отделов определяют, какие навыки следует оценивать.

Обратите внимание, что навыки, которые вы выбираете для оценки, должны быть как можно более конкретными . Например, общение может означать много разных вещей. Вы можете разбить его на «общение с внутренними членами команды», «общение с клиентами», «письменное общение» и т. Д.

Запишите список навыков, желательно в Excel или другом инструменте, чтобы вы могли поделиться ими с руководителями команд и всеми, кто участвует в процессе анализа пробелов в ваших навыках.

2. Оцените навыки в зависимости от их важности.

Не все навыки одинаково важны для каждой команды. Например, все сотрудники могут быть хорошими коммуникаторами, но для продавцов общение является более высоким приоритетом по сравнению с разработчиками.

Важность также имеет отношение к культуре вашей компании и будущим бизнес-планам . Если вы прогнозируете быстрый рост в следующем году, возможно, вы захотите выше оценить управление временем и гибкость. Или, если вы цените командный дух, хорошие навыки совместной работы, вероятно, будут в верхней части вашего списка.

Итак, вернитесь к своему списку навыков и оцените их по важности. Как и в шаге 1, руководители отделов и менеджеры команд определяют, какие навыки наиболее важны.

Если вы хотите упростить процесс, вы можете пропустить этот шаг и предположить, что все навыки, которые вы оцениваете, одинаково важны.

Вот пример того, как может выглядеть список навыков и приоритетов для отдела продаж:

3. Оцените сотрудников по каждому навыку.

На этом этапе менеджеры будут оценивать членов своей команды по каждому из навыков, которые вы добавили в свой список. Чтобы сделать процесс максимально объективным, используйте балльную систему. Вместо того, чтобы заставлять менеджеров говорить, что сотрудник «хорошо владеет навыками X», присвоение баллов поможет определить, насколько они хороши.

Рейтинги также полезны, поскольку они помогают сравнивать людей и команды . Например, если один сотрудник плохо оценивает один навык, а остальная часть команды имеет более высокий балл, вам, возможно, придется обучать этого человека отдельно. Если большинство ваших сотрудников имеют низкий рейтинг, вам следует провести групповое обучение.

На этом этапе важно, чтобы все люди, которые оценивают, использовали одни и те же критерии для оценки членов своей команды. Это особенно важно, если у вас есть несколько менеджеров в одном отделе, которые будут оценивать своих членов команды.

Перед проведением анализа пробелов в навыках обучите менеджеров тому, как использовать ваш шаблон оценки и как выставлять оценки сотрудникам . Что означает оценка 1? В чем разница между оценками 2 и 3? Вы можете использовать конкретные примеры, чтобы проиллюстрировать рейтинги. Таким образом, менеджеры из разных команд будут последовательно оценивать сотрудников, и вы сможете сравнивать результаты.

Используя наш предыдущий список навыков, вот как будет выглядеть оценка:

Может показаться странным ставить низкую оценку («1») наиболее квалифицированным сотрудникам. Но помните: вы ищете пробелы в навыках. Чем выше квалификация сотрудника, тем меньше разрыв. Таким образом, низкий балл означает, что сотрудник уже достаточно квалифицирован и практически не нуждается в обучении.

4. Выявить пробелы в навыках и установить приоритеты обучения.

Теперь, когда у вас есть все данные, пришло время их проанализировать. Здесь вам пригодится шаблон анализа пробелов в навыках. Вместо того, чтобы иметь несколько форм оценки или только качественные данные, у вас есть одна электронная таблица, в которой вы можете сравнить свои результаты и определить свои следующие шаги .

На индивидуальном уровне вы можете увидеть сильные и слабые стороны сотрудников и их рейтинг по сравнению со своими коллегами. Им не хватает навыков и им нужен индивидуальный план тренировок? Являются ли они экспертами в другой области и могут ли они получить другую должность?

Вот как выглядит анализ пробелов в навыках на нашем примере:

Зеленый цвет (более низкие баллы) обозначает сотрудников, которые в среднем занимают более высокие места, чем их команда. Красный цвет (более высокие баллы) показывает, какие сотрудники имеют пробел в навыках по сравнению с членами их команды.

Таким образом, вы можете получить быстрые ответы на такие вопросы, как «Вся моя команда испытывает недостаток в этом навыке или только несколько сотрудников?», «Есть ли сотрудник, который обладает исключительными навыками и может получить повышение?» И т. Д.

Если вы установили приоритеты для своих навыков, вы также должны учитывать их при принятии решений. Например, если у команды средний рейтинг по навыкам A и B, но навык A гораздо важнее, тогда ваше обучение должно начинаться с этого.

Полезно оставить место для заметок, чтобы вы могли начать организовывать свои следующие шаги.

Некоторые выводы из нашего примера:

• Джону и Шейле, вероятно, следует пройти обучение письменному общению, поскольку у них значительный разрыв по сравнению со своими коллегами.
• Вся команда могла бы получить пользу от практики своих навыков вербального общения. Поскольку между Навидом и Шейлой, похоже, меньше разрыв, они могли бы организовать ролевые игры для своих коллег, чтобы они могли делиться своими советами и учиться друг у друга.
• Кэтрин имеет очень хорошие исследовательские способности. Поскольку этот навык не входит в число высших приоритетов, вы можете либо попросить ее представить презентацию своим коллегам, чтобы поделиться некоторыми советами, либо настроить ее роль и поручить ей больше задач, связанных с исследованиями, чтобы извлечь выгоду из ее талантов.

На уровне команды и организации вы можете определить общие области для улучшения и решить, какое обучение предложить, а также какие таланты вы должны привлечь в команду.

Важно смотреть на пробелы в навыках не только на индивидуальном уровне, но и на уровне команды, потому что вы не хотите просто сравнивать отдельных людей со средними показателями команды. Для навыков, необходимых для успеха вашей команды, вы хотите, чтобы все сотрудники преуспели.

Таким образом, вы можете установить некоторые цели для всей команды и использовать анализ пробелов в навыках, чтобы увидеть, где вы находитесь.

Возвращаясь к нашему примеру, вот как выглядит анализ пробелов в навыках на уровне команды:

Опять же, помните, что чем меньше баллов, тем лучше ваша команда справляется с этим конкретным навыком. Установите желаемый балл в зависимости от того, насколько важен навык, какие у вас есть ресурсы и каковы ваши бизнес-приоритеты.

Шаблон анализа пробелов в навыках не только ускоряет и делает процесс более последовательным, но и помогает вам определить свои следующие шаги и вырастить сильные команды. Вы также сможете вести исторические данные, чтобы увидеть, как обучение улучшает производительность ваших сотрудников .

Как начать измерять пробелы в навыках

Чтобы избавить вас от необходимости создавать этот шаблон с нуля, мы создали электронную таблицу для анализа пробелов в навыках, которую вы можете загрузить, настроить в соответствии с вашими потребностями и заполнить своими данными.

• Шаг 1: На первой вкладке (« Важность навыков ») запишите свой список навыков вместе с оценкой в зависимости от их приоритета.
• Шаг 2: Затем перейдите ко второй вкладке (« Оценка навыков »), где вы оцениваете своих сотрудников по каждому из навыков.
• Шаг 3: Третья вкладка (« Пробелы в навыках (индивидуальные) ») автоматически выделит области, на которых вы должны сосредоточить свое внимание .
• Шаг 4: Наконец, четвертая вкладка (« Пробелы в навыках (команда) ») – это место, где вы можете увидеть, как вся ваша команда забивает по вашим целям.

В нашем шаблоне анализа пробелов в навыках вы также найдете рекомендации о том, как заполнять данные и что указывает каждое поле.

Анализ пробелов в навыках по категориям

Хотя шаблон анализа пробелов в навыках легко настроить для разных команд, может иметь смысл создавать электронные таблицы для определенных целей. Вот несколько примеров:

• Анализ пробелов в навыках по отделам
• Анализ дефицита навыков менеджеров
• Анализ дефицита навыков удаленных сотрудников
• Анализ пробелов в навыках для мягких навыков
• Анализ дефицита навыков после 6 месяцев или 1 года работы